قیف فروش چیست؟
در ماه گذشته چند مورد مذاکره داشته ایم؟ چه تعداد از آن‌ها ممکن است به فروش منجر شوند؟ این‌ها سوالاتی هستند که معمولا مدیران ارشد سازمان‌ها از مدیران فروش می‌پرسند و دانستن جواب این سوال‌ها برایشان حیاتی است. CRM برای پاسخ به این پرسش‌ها، ابزار قدرتمندی معرفی کرده است به نام قیف فروش! قیف فروش که در انگلیسی به آن Sales Funnel یا Sales Pipeline می‌گویند، نمایشی تصویری از فرآیند فروش است که همه مشتریان بالقوه را بر اساس مرحله‌ای از چرخه فروش که در آن قرار دارند، دسته‌بندی می‌کند. چرخه فروش هر کسب و کار، منحصر به فرد است و این فرآیند برای سازمان‌های B2B، بسیار طولانی‌تر از چرخه فروش کسب و کارهای کوچک و B2C است.
نرم‌افزارهای CRM به شما اجازه می‌دهند که مراحل فروش در سازمان خود را به صورت گردش کاری تعریف کنید و هنگامی که اپراتور، یک سرنخ تجاری را در سیستم ثبت می‌کند، نرم‌افزار به صورت اتوماتیک، او را هدایت می‌کند که تمامی مراحل بعدی را به درستی و مطابق گردش کار تعریف شده، اجرا نماید.در ابتدای این فرآیند، تعداد افراد یا سازمان‌هایی که به صورت بالقوه می‌توانند خریدار محصول یا خدمت شرکت شما باشند، زیاد است ولی احتمال خرید هر کدام کم است.
هرچه جلوتر می‌روید، ریزش تعداد مذاکرات بیشتر می‌شود، در عوض، احتمال خرید متقاضیانی که باقی مانده‌اند، بالاتر می‌رود. نمودار قیف فروش، ابزاری گرافیکی است که نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری بر اساس مراحل انجام کار، رسم می‌کنند و نشان می‌دهند که چه تعداد مشتری بالقوه با چه حجم ریالی مذاکره و چه احتمال خریدی در هر مرحله قرار دارند.
حالا سوال مهم این است که مراحل فروش سازمان شما چگونه استخراج می‌شود و اصولا چند مرحله باید باشد؟
تعداد مراحل فروش، به طولانی یا کوتاه بودن چرخه فروش بستگی دارد. مثلا فروش به سازمان‌های دولتی، مراحل طولانی‌تری مانند برگزاری مناقصه را شامل می‌شود که معمولا این مراحل در فروش به شرکت‌های خصوصی وجود ندارد. فروش محصولات صنعتی، طولانی‌تر از فروش خدمات به شرکت‌ها است.
اگر مراحل فروش را بیش از ۷ مرحله تعریف کنید، کار کردن با آن بسیار سخت خواهد شد و در حجم انبوه داده‌ها گم خواهید شد. بهترین تعداد برای مراحل فروش را ۵ مرحله پیشنهاد می‌کنند که به عنوان مثال برای یک کسب و کار B2B می‌تواند به این ترتیب تعریف شود: آشنایی اولیه با مشتری، تعیین اعتبار مشتری، برگزاری جلسه، ارائه پروپوزال و انعقاد قراداد.
هر متقاضی که وارد قیف فروش می‌شود، یک احتمال خرید و یک ارزش احتمالی رقم قراداد دارد. به عنوان یک مثال ساده، اگر لازم باشد با ۱۰ نفر متقاضی اولیه صحبت کنید تا یکی از آن‌ها تعیین اعتبار شود، به این معنی است که ۱۰% از متقاضیان وارد مرحله بعد می‌شوند و نرخ ریزش این مرحله، ۹۰% است. به این ترتیب شما میتوانید قیف فروش را ارزش‌گذاری کنید، یعنی مشخص کنید با توجه به تعداد مذاکرات جاری و احتمال خرید آن‌ها، چه تعداد از مذاکرات به چه رقم فروش منجر خواهد شد.
به این صورت که اگر احتمال فروش هر مرحله از قیف فروش را در جمع رقم قراردادی که با آن‌ها منعقد خواهید کرد، ضرب کنید، ارزش مذاکرات آن مرحله، محاسبه می‌شود. برای ساده‌تر شدن مثال، اگر فرض کنید خرید احتمالی هر مشتری ۱ میلیون تومان باشد، محاسبات قیف فروش یک شرکت به این صورت محاسبه می‌شود:
- مرحله آشنایی اولیه: ۳۵ نفر با احتمال ۰% معادل ۰ تومان
- مرحله تعیین اعتبار: ۲۰ نفر با احتمال ۱۰% معادل ۲ میلیون تومان
- مرحله برگزاری جلسه: ۱۰ نفر با احتمال ۳۰% معادل ۳ میلیون تومان
- مرحله ارائه پروپوزال: ۵ نفر با احتمال ۶۰% معادل ۳ میلیون تومان
- مرحله انعقاد قراداد: ۲ نفر با احتمال ۱۰۰%معادل ۲ میلیون تومان
پس ارزش احتمالی کل مذاکرات جاری شما با ۷۲ متقاضی، معادل ۱۰ میلیون تومان است. البته برای محاسبه دقیق‌تر، میتوانید به ازای هر کدام از مذاکرات، احتمال خرید و رقم قرار داد منحصر به فرد تعریف کنید.
